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電話をかける側のマナーについて

■電話をする時間帯をよく確認する

 

電話をする時間帯を無視して電話をする人が現代日本には非常に多いのですが、本来ならマナー違反なので、本来のマナーを新社会人は理解する必要があります。会社によってはその部分をどうでもよいと考えているところも多いので、「これが正しい」と理解するのではなく「本当は間違っているけど、会社全体がそうなってしまっている」と捉えるようになってください。

 

特に無視されることが多いのが電話をする時間帯です。まず、基本的にNGとなっているのが時間外とお昼休みの時間です。これらは100%マナー違反ですし相手からも嫌われること間違いなしなので絶対に避けるようにしてください。会社によっては「いいから電話しろ」と上の人たちから言われることも多いですが、本来ならこれはマナー違反です。

 

緊急の要件や相手から電話があって折り返す時は状況が異なりますが、それ以外の状態の時はこの時間帯に電話をするのは避けましょう。やむを得ずこの時間帯に電話をする必要がある方は必ず謝罪の言葉を添えて連絡するようにしてください。これらのマナーを守っていない人は多いですが、だからといって自分が守らなくてよいというわけではありません。

 

また、できれば避けたほうが良いのが始業開始時間と終業前の時間ではないでしょうか。始業時間直後は会社によってはミーティングを行っているところもありますし、終業前なら仕事の仕上げに取り掛かっており、人によっては書類などの片づけを済ませていることもあります。片付けが終わった後に仕事の話が出てくるとかなりテンションが下がりますし、小さな恨みを買う可能性すらあるので避けてください。

 

また、朝早くにどうしても電話をする必要があるのなら「朝早くから申し訳ございません」などのお詫びの言葉を入れるほうが良いですし、お昼時や夜でも同じようにお詫びの言葉を加えましょう。

 

■電話のコストを理解する

 

まず、電話のコストを理解してください。電話だってただではありません。そのため、最初の挨拶を済ませたのなら世間話に入るのではなく、素早く用件を伝えて時間短縮を意識しましょう。電話を受けた先方だって忙しい可能性もありますし、本来なら電話に出られない状況の可能性だってあります。できる限り長電話を避けるためにも、用件をしっかりと伝えて短く対応できるようになってください。

 

また、電話はかけたほうから切るのがマナーとなっているので、そっと優しくこちらから先に切るようにしてください。たまに、忙しい人は乱暴に切っていますがあれは確実にマナー違反なので、指で電話のフックを抑えて電話を切るかそっと受話器を置く癖を付けましょう。

 

ただし、相手が取引先ではなくお客様が相手の時は電話をしたのがこちらであったとしても、先方から切らせるようにしましょう。