■メモだけは絶対に用意しておくこと
電話番を押し付けられた人にとって必須となるのがメモ用紙です。とにかく、重要な要件も電話越しで伝えられることになるので、いつ電話が来てもいいようにメモを準備しといてください。これは電話を取り次ぐ相手がいたとしても重要なことで、取り次ぐ相手から「どのような要件だったの？」と聞かれた場合に直ぐに説明できる状態にすることが大切なのです。
ただし、話すスピードと記入するスピードが一緒の人はいないので、要点だけまとめて記入する必要があります。これらの要点をまとめて記入するためにもメモ用紙だけは用意しておきましょう。
■必ず早めに出ること
メモ用紙を用意することも重要ですが、それよりも大切なことはできる限り早く電話に出ることが重要となってきます。具体的には３コールより早めに出ることでしょう。この速さについてはいろんな議論があり、１コールで出ないと遅い言い切る人もいます。そのため、3コールは最低限度と理解してください。ここで、3回以上過ぎてから出るようになってしまった方は「大変お待たせいたしました」と最初に告げるようにしましょう。
そして、電話に出たのならどんなに辛いことがあったとしてもそれを電話越しに表現するようになってはいけません。必ず第一声は明るく対応するようにしてください。ここでたまに、「もしもし」と出てしまう人もいるようですが、これはビジネスには適さないようで避けましょう。必ず「大変お待たせいたしました」とか「お電話ありがとうございます」という言葉から入ってください。
■挨拶も大切だけど、他の部分も大切
電話越しでも挨拶は非常に重要ですが、挨拶の仕方が電話越しの場合多少異なってきます。まずは最初の「お電話ありがとうございます」という言葉から入った後は「○○会社の××でございます」と続けるようになってください。会社の規模によっては部署ごとに電話番号を設けられていることも多いので、その時は「○○会社の△△部、××でございます」と部署の名前や課の名前を入れてください。
ここでポイントとなってくるのが相手が名乗ってきたかどうかです。聞いたことがない会社やうまく聞き取れない状況だったとしても「いつもお世話になっております」といっておくのが無難ではありますが、名前しか名乗らない人の場合は「恐れ入りますがどちらの○○様でしょうか？」と詳しく聞いておいてください。用件を伝える時に、相手の会社がわからないと確実に再確認させられるので必ずお伺いしましょう。
