社会人として働き始める時には多くの困難が待ち受けているでしょうが、その困難の中にひっそりと隠れつつもずっと付きまとう問題があります。それがメールの使い方についてです。今回は、ビジネスマンにおけるメールの使い方について検証します。
■仕事については教えてくれるけど、メールについては教えてくれない
仕事における研修制度というのは会社の規模に応じて異なるでしょうが、大なり小なり必ずつきものとなっております。小さな会社であったとしても、仕事の内容について分からないことがあれば最初のうちは教えてくれることのほうが多いでしょう(中には、忙しいから後にしてと放置され続けることもありますが…)。
しかし、そんな研修がある世の中において、ビジネスメール研修というものを扱っている企業は非常に少ないです。とあるデータ収集を行っているアンケート調査の結果は、8割以上の企業がそのようなビジネスメール研修は行っていないというものになっていました。
現代社会ではスマートフォンが普及しているので、メールといったものに使い慣れているから大丈夫という信頼からくるものなのか、それとも仕事をしながら覚えるものだから教える気はないというものなのかわかりませんが、はっきり言って危険なことだと言えるでしょう。
つまり、これから新社会人として働いていく必要がある方は、ビジネスメールの作り方について独学で勉強する必要性がでる確率が、非常に高いという状態にあるということです。
■ビジネスメールの基本について
教えたいことは山ほどありますが、まずは基本から忠実に教えていきます。この基本を守れていない人が非常に多く、メールを受け取った側も不快に感じている可能性が高いのです。
その基本とは宛名→.挨拶→.名乗り→.要旨→.詳細→.結びの挨拶→.署名という順番を守れているかどうかです。この部分を理解していない人は、ところどころ抜けがあり、自分では失敗したと思っていなくても、相手からは「マナーが解っていない」と思われている可能性があります。
具体的な中身については細かく指示するのは別の機会に回させていただきますが、この流れについてまずは理解するようにしましょう。メールは相手の時間を拘束しないというメリットがあり、使い勝手の大変良いものではありますが、友達ではなく取引相手とのやり取りになるので、最低限覚えておかなければいけないことが山ほどあるのです。
知らないでは済まされないのできっちりと要点を理解するようにしてください。
■誰も教えてくれないからこそ、自分でしっかりと学ぶこと
社会出ると理不尽なことが大量にあります。新人の時に感じる理不尽の代表が「教えてくれなかった失敗に対するお怒り」です。ここで、多少反論したところで「聞きに来なかったのが悪い」と言われるでしょうし、次回から聞きにいったとしても人によっては「後にしてくれる？」の一言で回避されることもあります。そうならないようにするためにも、自分で学べることは自分で学びましょう。
