Home>ビジネス>ビジネスマンならメールの使い方を理解する 応用編
ビジネス

ビジネスマンならメールの使い方を理解する 応用編

現代における社会人の必須ツールであるメールですが、マナーができていない人が非常に多く、気が付かないうちに相手に不快なイメージを与えている可能性が非常に高いのです。そこで、今回は基本から発展する応用を教えていきたいと思います。

 

■メールの基本は順番を必ず守ること

 

メールにおいて大切なことは礼儀の部分もありますが、きちんとした文章構成になっているのかも重要視されます。その基本の形は宛名→.挨拶→.名乗り→.要旨→.詳細→.結びの挨拶→.署名ですが、その中身もしっかりと礼儀が籠った文章になっている必要があるのです。

 

特に多いのが宛名の部分でミスをしているパターンです。例えば「○○建築(株)営業部部長××様」という記載をしてしまうとこの時点でミスをしてしまっていることになります。(株)なんて訳さないで、必ず株式会社と書くようにしてください。

 

また、挨拶と名乗りは1セットとして記入することが多いでしょうから、ここでも「お世話になります」とか「お世話になっております」という言葉から入って、誰からのメールかわかるように「会社名」と「名前」を記載するようにしましょう。

 

その後はメールを送った目的や概要を要旨として書き込み、必要ならば詳細も分かりやすく簡潔に記載してください。この詳細部分がグダグダだと、相手に内容が全く伝わらず、「読むのが面倒くさい文章」といったイメージが付けられてしまうので、箇条書きといったものをうまく使いましょう。

 

これらの伝えたいことが伝え終わったのなら、結びのあいさつとして「他にも確認事項があれば、ご連絡いただければすぐに対応いたします」といった言葉を追加して締めましょう。

 

その後の署名についてなのですが、これもあるのとないのとでは相手側の印象が大きく変わります。人によってはこの部分を省いてしまっている方も多く、その後の確認でちょっと困らせてしまうことがあるのです。

 

この署名には名刺に乗っているレベルと同じ情報を記載しましょう。具体的には「会社名」「郵便番号」「住所」といったものを加えて、「部署名」「役職名」「氏名」を記載し、「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を書いて、もしあるのなら「ホームページURL」といったものを追加してください。

 

社会人なら結構な頻度で、「あの人とのやり取りがしたいから連絡先を知りたい」とか「郵送で何かを送るから住所を知りたい」といった事態が発生します。この時に、メールの最後に署名がきっちり書いてあれば「あの人のメールを確認すれば書いてある」とすぐに解決するのでありがたがられるものとなっているのです。

 

■順番をしっかり守ればあとは言葉遣いやマナーになる

 

社会人にとって必須なコミュニケーションツールであるメールはたくさんの方が利用しているものとなっており、人によってはこの部分のマナーがなっていない人もたくさんいます。その人を見習うことはせず、自分は自分でしっかりとマナーを学んでください。