■忙しい状況だからこそ結論から話す
どのような仕事環境になっているかにも大きく左右されるでしょうが、最初のうちはどのような仕事をしたらよいのか、どのように挑めばよいのか、何をすればよいのか新人さんはさっぱりわかりません。この状態を前に進めるためには、いろんな方々から情報収集を行う必要があるのです。しかし、この部分での言葉の使い方次第では、うまく立ち回れるのかが致命的なまでに異なってきます。
そのため、まず覚えておいてほしいことが結論から話すようにするという部分です。おそらく、高校までの授業において文章を作成するときに「起承転結」の順番について教わってきたと思いますが、ビジネス会話の場合は最初に結論を述べるようにして、必要に応じて理由や詳細を補足する形にしたほうが話を進めやすいのです。
特に、一部の人たちはその状態が染みついているので「結論から言って？」とツッコミを受けることだってあるでしょう。最後まで何を伝えようとしているのかが不明瞭になっている方には「結論から言って？」と言われることもあるのでしょうが、話を聞くのも面倒くさいと思われてしまうと「ごめん、後にして」と言われて、会話が成り立たなくなってしまうことすらあります。
また、結論から話すようにしたとしても言葉が小さすぎたり、何を言っているのかわからないような状態の人ではうまくこちらの意見が伝わらなくなってしまうので、しっかりと相手に聞こえるように話してください。特に、自信がない部分や相手に遠慮しながら意見を尋ねている時は声が小さくなり気味で、尻すぼみになりやすいので、最後まではっきりと話すようにしましょう。
■基本を押さえておく
結論をはっきりと話すことは重要ではありますが、それだけでは要点が伝わらないことのほうが多いので、補足を入れる必要があるでしょう。この補足を入れるためのポイントが6W1Hとか6W2Hといったものとなります。ここでいう6WとはWhen・Where・Who・What・Whom・Whyという「いつ・どこで・誰が・何を・誰に・なんのために」という要点となっており、1Hとか2HというのはHowとHow Muchとなっていて「どのように」と「いくらで」となっております。
これらの要点を抑えることに成功している意見なら、相手もどのように説明したらよいのかがわかってくれるので、自分の意図が明確に相手に伝わってくれるようになるのです。質問をする勇気ももちろん大切ですが、時間は無限ではないのでしっかりと要点をまとめて相手に伝わりやすい状況を作るのも大切になってきます。
社会人になると、「上司に放置されて仕事が身につかない」とか「理不尽に怒られる」といった場面に高確率で遭遇しますが、自ら動くことで多少は改善する部分もあるので、質問の仕方と基本の抑え方を理解して会話を試みるようにしてください。
