■言葉のマナーは難しすぎるので、よく使う言葉から
ビジネスマナーにおいて必ず取り上げられるのが言葉遣いで、この言葉遣いに関しては愚痴をこぼす上司も非常に多いと思います。しかし、この言葉遣いはすぐに治せるものではありません。意識していたとしてもどのように言い換えたらよいのかがわからないので、誤った言葉を使ってしまうことも多いと思います。そこで、非常に多く登場するシーンでありながら、どういったらよいのかわからないという方のために対処法を記載していきましょう。
まずは必ず使うであろう「わたし」という言葉は「わたくし」に言い換えるようにしてください。自分たちの社員を示す場合には「わたしたち」ではなく「わたくしども」のほうがいいでしょうし、「誰」という言葉ではなく「どなた様」と言えるようにしましょう。「あの人」もどうように「あちら様」と言い換えてください。おそらく、わたくしという言葉を使えている人は多いと思いますが、「誰」を「どなた様」と言い換えることがうまくいっている人は少ないと思います。
あとは、「後で」という言葉は「後ほど」のほうが良いでしょうし、「前に」は「以前に」のほうが良いでしょう。急いでいる時に出てくる「すぐ」ではなく「早速」や「ただ今」のほうが印象は良くなるはずです。
また、敬語に近い言い方である「どうですか」とか「どうしますか」よりも、「いかがなさいますか」とか「いががでしょうか」といった言い方のほうが人によっては好印象を与えることができると思います。また、誤りの言葉でかなりの頻度で使われる「すみませんが」という言葉よりも「恐れ入りますが」のほうが良いと思います。
■否定する時が特に難しい
おそらく、何かを尋ねる時や何かを説明するときは必死になって丁寧語や尊敬語を言葉の中に埋め込んでいくようになるのですが、突発的な状況、例えば電話越しでの対応などどうしたらよいのかわからない時に言葉を選ぶのはかなり大変です。頭の中には「どうしたらよいのだろう！？」と混乱状態になっているなかで、言葉を選ぶのは新人さんではかなりの難関となるでしょう。サラリーマンを長い期間やっている人でも難しい部分なので、難易度は高めです。そのため、これらの言葉を覚えておいてください。
まず、わからないことを聞かれた場合は「わかりません」ではなく「わかりかねます」にして、「私が聞いておきます」という言葉では「わたくしがお伺い致します」に変更しましょう。「言いにくいのですが」よりも「申し上げにくいのですが」に切り替えるのも重要です。わからない言葉を連呼されて困っているときで「知りません」といいたい状況の人も「わかりかねます」に切り替えましょう。
このように、否定の言葉というのはなかなかに厄介でざっくりと言い切ってしまうとそれだけで悪印象を与えてしまうことが多々あります。非常に難しいとは思いますが、電話応対が必要な仕事に就いている方は否定の言葉のマナーについては勉強したほうが良いでしょう。
