社会人において必須となるツールが、メールとなっております。おそらく、殆どの方がこのメールを使う環境にあるでしょう。しかし、時と場合によってはメールだけでは対応ができないことが多々あります。そこで、今回はこの使い方について検討していきましょう。
■コミュニケーションツールの必須要項
仕事において取引先とのやり取りを行う手法は「メールでのやり取り」「電話でのやり取り」「直接会う」の3つとなっております。メールが誕生してからかなりの時間が経っておりますが、この3つの関係はいまだに代わっておらず、おそらくあと10年以上はこの状態は続くでしょう。テレビ会議・グループウェア・スカイプといったものが発展したとはいえ、メール・電話・直接会うの3つは取引相手とのやり取りには必須なのです。
この中でもコミュニケーションツールとして一番使用頻度が高いのがメールとなっており、某アンケート調査機関のデータでは98%以上の人がメールを使っており、93%の人が電話を使っている状態になっておりました。
しかし、何かにつけてやり取りのたびに使われるメールですが、メールのみでは状況がうまく回らないことが多々あるので、使い方と使い分けをうまくしないと大変なことになってしまうことがあります。
■メールのみではいけないパターンを覚えておく
どのような場面なのかが想像できない方は、まずメールのみでのやり取りではNGとなるシーンを覚えておいてください。その筆頭が謝罪です。
はっきり言って電話で直接話をして誤るのはかなりきついです。こっぴどく怒られる状況が解っているのに相手に電話をするのは非常に苦しいでしょう。しかし、メールのみでの謝罪では「こいつは誤る気が無い」と思われる確率が非常に高く、むしろ状況を悪化させます。そうならないようにするためにも、謝罪が必要な場面では必ず電話を行ってください。
また、メールは相手が見ていない可能性も非常に高く送信した後に反応がしばらく返ってこないということも高頻度で発生します。そのため、きちんとメールが届いているのかを確認するために取引相手に電話を行って「○○という件でメールを送ったので内容の確認及び返信をお願いします」とか、メールを送った内容の補足説明をするといいでしょう。仮に、相手が外出中であったとしても「○○というメールを送ったので、確認お願いしますと伝えてください」と伝言をお願いするだけでも非常に大きな効果があります。
■電話とメールは両方うまく使ってこそのビジネスマン
人によっては会話をすることが苦手で、電話が大っ嫌いという方もいるでしょう。そのような方々はついつメールに頼ってしまいがちですが、メールの場合は相手が見ていないかどうかでもめることが非常に多いので、確認の意味を込めて必ず電話をするようにしてください。電話は聴覚情報がありますし、誠意を伝えられる場でもあるので、有効活用しましょう。
